Erwiderungsmanagement: Einblicke in den Maschinenraum

Die Arbeit mit Einwendungen und Stellungnahmen ist oft nicht nur durch die Menge an Einsendungen komplex, auch die Begleitumstände bremsen die Arbeitsprozesse aus. So können sich analoge (also auf Papier verfasste) Stellungnahmen durch den notwendigen Digitalisierungsvorgang und die Behandlung per OCR (Texterkennung) zu zeitlichen Hemmnissen entwickeln. Gegen diese Problematik setzen wir guten Support und BO.PLUS.

Bearbeitung leicht gemacht

Im Erwiderungsmanagement geschieht die eigentliche Arbeit, die Kooperation der Mitarbeiter/-innen von Vorhabenträgern und verfahrensführender Behörde bei der Behandlung der Stellungnahmen, Einwendungen und Erwiderungen. Die Verfahrensteuerung erleichtern wir durch eine Reihe von Funktionen:

Die Rollenzuweisungen und Rechtevergabe sowie den gesamten Workflow legen wir gemeinsam mit Ihnen bei der Konzeptionierung der Arbeitsprozesse fest. Dies geschieht in der Regel bei einem Kickoff-Workshop, mit dem unsere Zusammenarbeit startet.

Wir erleichtern die Arbeit mit Einwendungen durch einen speziellen Suchalgorithmus, mit dem inhaltsgleiche Stellungnahmen und Dubletten identifiziert werden können.

Umfangreiche oder komplexe Stellungnahmen werden in der Ansicht des Originaldokuments in einzelne Argumente zerlegt, die in einen Themenbaum eingeordnet und dann von den entsprechenden Fachleuten erwidert werden können.

Die Stellungnahme auf Papier wird gescannt und als PDF gespeichert. Dieses Original-PDF wird nicht mehr verändert; es bleibt in der Oberfläche von BO.PLUS immer sichtbar, so dass Sie den ursprünglichen Text sofort zur Hand haben. Gleichzeitig ermöglicht Ihnen unsere Software, alle Bearbeitungsschritte einfach nachvollziehen zu können. Sämtliche Vorgänge werden rückverfolgbar in der Datenbank gespeichert. Sowohl das PDF als auch die verfassten Erwiderungen bleiben sichtbar und durch Hinweislinien verbunden, ähnlich, wie Sie das von MS-Word-Dokumenten kennen.

Die vollautomatische Synopsenausgabe mit Hilfe von angepassten Vorlagen weiß jeder zu schätzen, der bereits einmal eine 600-seitige Synopse von Hand formatiert hat.

Einzelne Argumente lassen sich zu sogenannten Sachargumentstypen aggregieren, auf dieser Ebene weiter verarbeiten und erwidern.

Wichtig: BO.PLUS erfüllt die Vorgaben der DSGVO vom ersten Tag an. Dieser Anspruch bezieht sich vor allem auf die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten, die mittels eines Moduls anonymisiert werden können.

Für die Projektauswertung stellt BO.PLUS eine Vielzahl unterschiedlicher Werkzeuge zur Verfügung. Von einer übersichtlichen Darstellung stets aktueller Projekt-Kennzahlen bis zur Darstellung der Bearbeitungshistorie bietet unser Beteiligungs-Managementsystem die richtigen Funktionen für jede Projektphase.

Unsere browserbasierte Lösung bietet viele Vorteile: Sie erleichtert das Handling, aufwendige Installationen sind nicht notwendig, was Zeit und wiederum Geld einspart. Besonders wichtig aber ist in Zeiten vermehrten Home-Office die flexible Zusammenarbeit, unabhängig vom Standort der Bearbeiter/-innen.

Verschiedene Kommunikationswerkzeuge erleichtern den internen Dialog, wie z.B. eine Kommentarfunktion oder eine Nachrichtenfunktion.

Mit zahlreichen Such-, Filter- und Sortierwerkzeugen finden Sie selbst in einem Bestand von mehreren tausend Dokumenten die gewünschten Daten schnell und zielsicher. Eine klare Struktur gibt außerdem der Projektexplorer vor. Er gliedert nach Arbeitsgruppen, Bearbeitern, Institutionen, Privatpersonen und zahlreichen anderen Kategorien.